İçindekiler
KPI Nedir?
Anahtar Performans Göstergesi anlamına gelen Key Peformance Indicator(KPI), hedeflerin ölçülebilir ve takip edilebilir olmasını sağlayan metotlar bütünüdür. Detaylıca tanımlayacak olursak; KPI, herhangi bir işletme, departman veya proses için oluşturulmuş kalite standartlarının, kapsayıcı ve gerçekçi hedeflerle desteklenmesini sağlayan bir yapıdır. Tüm şirketi kapsayan KPI’lar olabileceği gibi, bir üretim fabrikasındaki imalat proseslerinden birinin performansını ölçümlemeye yarayan KPI’lar da olabilir.
KPI’ların asıl amacı; sistem beklenildiği şekilde çalışıyor mu, sistemde darboğazlar var mı, performansı düşüren temel unsurlar neler gibi soruların cevabını verebilmek ve akabinde aksiyon alarak süreci iyileştirmektir. Performansı yüksek bir prosesin veya departmanın temelinde, detaylara önem vererek oluşturulmuş kalite standartları ve bu standartları destekleyen KPI değerleri yatmaktadır. Bu sebeple, KPI’ların doğru ve düzgün bir şekilde belirlenmiş olması, asıl amaçtan uzaklaşmaması ve gerçekçi olması çok önemlidir.
Doğru bir şekilde tasarlanmış ve hayata geçirilmiş olan KPI’lar, çalışanları motive eder ve şirkete bağlılıklarını arttırır. Çalışanların ulaşabileceği ve gerçekçi verilerle desteklenen KPI’lar, çalışanların kendilerini faydalı hissetmelerine yardımcı olur. Dolayısıyla, yüksek performanslı ve sağlıklı bir çalışma ortamı oluşur. Bu sebeple, KPI nedir sorusunun cevabını, başarılı olmak isteyen her çalışanın ve yöneticinin bilmesi gerekmektedir.
Doğru KPI Nasıl Seçilir?
Günümüz kuruluşlarının yaptığı en büyük hatalardan biri de, daha önce uygulanmış ve sonuç vermiş olan standart KPI’ları direkt kendi bünyesinde uygulamaya çalışmalarıdır. Her ne kadar standardize edilmiş evrensel KPI’lar olsa da her kuruluş kendi proseslerini baştan sona analiz etmeli ve uygun KPI’ları kendisi belirlemelidir. Çünkü her proses, kendi içerisinde özeldir ve ölçümlenmesi gereken kendine has değerleri mevcuttur. Bu sebeple KPI’lar belirlenirken, prosesin içerisinde birebir bulunan çalışanlar ve yöneticiler birlikte çalışmalıdır.
Doğru KPI seçiminde önemli olan bir diğer nokta ise, öncü ve gecikmeli göstergelerin doğru analiz edilmesidir. Öncü ve gecikmeli göstergeler, performans kriterlerinin geçmiş ve gelecek olmak üzere iki boyutta incelenmesine olanak sağlar. Öncü göstergeler, gelecekte olmasının muhtemel olduğu düşünülen, performansı etkileyecek olan her şeydir. Örneğin; müşteri memnuniyeti bir öncü göstergedir çünkü gelecekte kazanca dönüşebilmesi muhtemeldir. Öncü göstergeleri tahmin etmesi gecikmeli göstergelere göre daha zordur ve her zaman doğru veriyi yansıtmayabilir. Fakat, gelecekte alınacak aksiyonlar ve uygulanacak planlar için bir öncü niteliğindedirler.
Gecikmeli göstergeler ise, geçmişte gerçekleşmiş ve sonuçları belli olan ölçülebilir verilerin tamamıdır. Örneğin; gelir miktarı bir gecikmeli göstergedir. Gecikmeli göstergeler, şirketlerin ve yöneticilerin gelecek adımlarını planlamalarına yardımcı olurlar. Prosesler doğru analiz edilir ve göstergeler eksiksiz takip edilirse, şirket için en doğru KPI’lar belirlenebilir.
5 Adımda KPI Nasıl Belirlenir?
KPI belirleme çalışması, bir ekip çalışmasının ürünü olmalıdır ve tek bir yönetici veya çalışan tarafından yapılmamalıdır. Aksi takdirde şirket içi iletişim kopuklukları oluşur ve KPI’larda eksiklikler meydana gelir. KPI oluşturulurken farklı bakış açıları ve fikirler çok önemlidir. Bu sebeple, mutlaka fikirler paylaşılmalı ve ekip olarak hareket edilmelidir.
1) Hedefinizi Belirleyin
KPI belirleme çalışmasının ilk adımı, ölçülebilecek, realist ve spesifik bir hedef belirlemek olmalıdır. Belirlenen hedef, KPI’ları gerçekleştirecek olan çalışanlar için de öncü niteliğinde olmalıdır. Örneğin, amaç piyasada üst sıralara tırmanmaksa, hedef “Pazar payının %10 arttırılması” şeklinde belirlenebilir. Hedefler açık ve anlaşılır olmalıdır.
2) Planlama Yapın ve Takip Kriterlerini Belirleyin
İlk adımda belirlenen hedefin, ulaşılabilir olduğundan emin olunmalıdır. Ardından, hedefe ulaşabilmek için gerekli adımların belirlenmesi ve planlama yapılması gerekmektedir. Çünkü, süreç işleyiş içerisindeyken değişiklik yapmak her zaman zordur. Erken yapılmış detaylı bir plan ile tüm süreç kontrol altında tutulabilir ve takip edilmesi gereken adımlar belirlenebilir.
3) Veri Toplayın
Üçüncü adımda gerekli olan veriler için araştırma ve analiz yapılmalıdır. Toplanması gereken veriler belirlendikten sonra, verileri elde edebileceği kaynaklar belirlenmelidir. Ayrıca elde edilen verilerin doğru olduğundan emin olunmalıdır. Öncü ve gecikmeli göstergelerden mutlaka faydalanılmalıdır.
4) KPI’ın Formüle Dökülmesi
Belirlenen KPI, çoğunlukla bir hesaplamanın sonucunda bulunan bir oranı, maliyeti veya yüzdesel değeri temsil etmektedir. Bu sebeple KPI’ın formüle dönüştürülmesi gerekmektedir. Örneğin üretim hattında çıkan hatalı ürünlerin yüzdesel oranını belirtmek için; “Hatalı Üretim Sayısı/Toplam Üretim Sayısı x 100” şeklinde ifade edilebilir. KPI her zaman bir oranı veya sayıyı temsil etmeyebilir. Örneğin çalışanların memnuniyeti de bir KPI olarak nitelendirilebilir.
5) KPI’ın Görselleştirilmesi ve Takip Edilmesi
Son olarak; formüle çevrilen KPI, tablo, grafik ve raporlarla desteklenmelidir. Böylelikle, oluşturulan KPI artık kolay takip edilebilir ve anlaşılır hale gelebilir. KPI, başarının anahtarıdır ve yaptığımız işin performansını simgelemektedir. Bu sebeple, açık ve anlaşılır bir dille hazırlanmış bir KPI raporu veya farklı renklerle ve görsellerle desteklenmiş grafikler ve tablolar, KPI takibini kolaylaştırır.
5 adımda KPI belirleme yöntemi ile belirlenen KPI’lar, şirketin işleyişi hakkında bize fikir vermektedir. Bu sebeple tüm adımların eksiksiz uygulanması gerekmektedir. Ayrıca, KPI’lar oluşturulan standartlara göre günlük, haftalık ve aylık olarak kontrol edilmelidir. Böylelikle, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı düzenli olarak takip edilebilir ve herhangi bir aksilik yaşandığında önlem alınabilir. Kontrollerin sık yapılması, KPI’ların tamamen değiştirilmesi veya yenilenmesi gerektiği durumların önceden fark edilmesini sağlar.
Ayrıca, KPI’ların takibini kolaylaştırmak ve gelecekte yaşanması muhtemel olan problemleri çözmek için, Key Risk Indicator (KRI) yani Anahtar Risk Göstergesi ölçüsünden de faydalanılabilir. KRI; KPI’ın bünyesinde barınan tüm proseslere risk analizinin yapılması ve ardından önleyici faaliyetlerin oluşturulmasını esas alır. Gelecekte etkisi daha yıkıcı olabilecek riskleri elimine ederek, KPI hedeflerine ulaşmayı kolaylaştırır.
KPI Nasıl Hesaplanır?
KPI’lar her bir proje, departman veya proses için özel ve özgündür. Bir önceki başlıkta da belirttiğimiz gibi; KPI hesaplaması yapılmadan önce, KPI hedefine ulaşmak için gerekli olan ölçütler titizlikle belirlenmelidir. Evrensel olarak kabul görmüş ve çoğu firma tarafından kullanılan belli başlı KPI’lar bulunmaktadır. Bu KPI’ların ölçütleri ve hesaplanma şekilleri, firmaların kendi KPI hedeflerini belirlemelerine yardımcı olabilmektedir. En yaygın KPI’lar ve hesaplama şekilleri:
1) Ciro = Satış Miktarı x Birim Satış Fiyatı
Tüm şirketler için en önemli kanallardan biri olan satış, doğru hesaplamalar yapıldığında şirketi başarıya taşıyabilir. Bu KPI; şirketin giderler çıkarılmadan, satışlardan toplamda ne kadar kazanç elde ettiğini göstermeye yarar. Toplam ciro, gruplandırılarak ciro dağılımına ulaşılabilir. Örneğin; ürün bazında ciro dağılımı öğrenilmek isteniyorsa hesaplama aşağıdaki gibi olmalıdır.
Ciro Yüzdesel Dağılım (%) = Bir üründen elde edilen ciro / Toplam Ciro x 100
2) Verimlilik (%) = Üretim Adedi x Adam (Kaç kişi çalıştı?) x Saat (Kaç saat çalışıldı?) x 100
Verimlilik, her prosesin ne kadar faydalı yani verimli olup olmadığını anlamamızı sağlayan bir ölçüttür. Özellikle işletmeler ve üretim tesisleri, gelirlerini ve kaliteyi arttırmak için verimlilik yükseltme projelerini çokça uygulamaktadır. Bu sebeple verimlilik en yaygın KPI hedeflerinden biridir.
KPI nasıl hesaplanır sorusu, doğru KPI seçimi kadar önemli ve kritik bir konudur. Bu sebeple; KPI belirleme ve uygulama çalışmaları, büyük bir titizlikle ve ekip çalışması içinde yürütülmelidir.
İyi Bir KPI Örneği
İyi bir KPI şu özelliklere sahip olmalıdır:
- Hedefin doğru belirlendiğine dair kanıtlar olmalıdır.
- Düzgün bir karar mekanizmasına sahip olabilmek için, planlama doğru yapılmış olmalıdır.
- Performans değişiminin takip edilebilir olması ve görsellerle desteklenmesi gereklidir.
- Kaynak kullanımı ve kişisel performansların takip edilebilir olması gereklidir.
- Öncü ve gecikmeli göstergeler dengeli belirlenmiş olmalıdır.
Örnek:
Bir üniversite öğrencisinin notlarını yükseltmek istediğini varsayalım. Bu noktada, öğrencinin güncel not ortalaması, gecikmeli göstergeyi temsil etmektedir, çünkü geçmişte girdiği sınavların sonucunda oluşmuş bir başarı notudur. Bir günde çalıştığı ve anladığı konu sayısı da öncü göstergedir, çünkü gelecekteki muhtemel başarıyı temsil etmektedir. Öğrencinin şu anki not ortalaması 3’tür ve öğrenci bunu 3.5’a çıkarmak istemektedir. Buradan yola çıkarak günde 5 saatlik bir çalışma hedefiyle, bizim KPI’ımız olan 3.5 not ortalamasına bir dönemde ulaşabilecektir.
Firmaların ve çalışanların, KPI’ları doğru belirleyememesi ve bundan kaynaklı olarak hedeflerine ulaşamaması söz konusudur. Bu tarz problemlerin temelinde, şirket içi iletişim kopukluğu, yanlış belirlenen KPI’lar yüzünden çalışanın başarısız olması ve kendini firmaya ait hissetmemesi gibi sebepler vardır. İyi bir KPI, ekibin aynı yöne bakmasını ve aynı doğrultuda ilerlemesini sağlar. Ortak hedefler, birlikte çalışma ortamının ve sağlıklı iletişim kurabilmenin temelidir.
KPI günümüz çalışma dünyasının vazgeçilmez bir parçasıdır. Doğru kullanıldığı takdirde, sahibi olduğu prosesi, departmanı veya firmayı başarı ile yükseltebilmektedir. Realist hedeflerle oluşturulmuş KPI’lar, çalışanlarınızı motive edecek ve şirkete bağlılıklarını arttıracaktır. Bu sebeple, KPI’lar belirlenirken ve uygulanırken, belirtilen adımlara uymak doğru yolda ilerlemenize ve sağlıklı bir çalışma ortamı elde etmenize olanak sağlayacaktır.
